Quản Lý Công Việc Văn Phòng

Chúng ta ở trong thời đại có rất nhiều thay đổi đang diễn ra nhanh chóng. Hằng ngày, chúng ta thường xuyên nghe những cụm từ “thời đại kỹ thuật số”, “thời đại của công nghệ thông tin - viễn thông” v.v… Điều đó có ý nghĩa gì đối với chúng ta tại nơi làm việc? Văn phòng không còn chỉ là hình ảnh quen thuộc với những hành lang im ắng, các cánh cửa khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang, hay tiếng đánh máy chữ lọc cọc. Ngày nay văn phòng đã mang một bộ mặt đa dạng hơn: trang thiết bị hiện đại, không gian mở, bài trí linh hoạt thích ứng với nhiều nhu cầu và phương thức làm việc phong phú. Thậm chí có các văn phòng làm việc từ xa, văn phòng tại nhà, và văn phòng ảo.

Cho dù dưới dạng thức nào, một khi đã xác lập sự có mặt của văn phòng thì các nhà quản lý vẫn có những mối quan tâm chung về chất lượng, tính hiệu quả từ các hệ thống, quy trình và thói quen cũng như tập quán làm việc tốt nhằm phát huy tối đa các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Hơn thế nữa, nhà quản lý sẽ ngày càng nhận rõ ràng việc tổ chức và quản lý tốt hoạt động văn phòng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất chung, thậm chí cả đến lợi nhuận của công ty.

Các thành tố chính cần được quản lý khi nói đến quản lý công việc văn phòng là: con người, công nghệ, nguồn lực (bao gồm thời gian, tiền bạc, không gian và cơ sở vật chất) và thông tin. Các cuốn sách khác trong bộ sách của Business Edge đã đề cập đến các mảng khác nhau về quản lý như quản lý công việc cá nhân, quản lý thời gian, quản lý nhân sự v.v…

Cuốn sách này sẽ trao đổi với các bạn những phần liên quan đến vai trò của văn phòng hành chánh, một loại hình văn phòng đặc trưng cho các hoạt động văn phòng. Chúng ta sẽ đề cập đến các bước cơ bản trong việc hoạch định công việc văn phòng nói chung, cũng như tìm hiểu các nguyên tắc, công cụ và kỹ năng quản lý các mảng công việc tuy thường thật nhưng không hề nhỏ nhặt của văn phòng: bố trí không gian văn phòng, quản lý cơ sở vật chất, quản lý khu vực tiếp tân, quản lý các nguồn cung ứng dịch vụ và vật phẩm văn phòng, quản lý thông tin dưới các dạng hồ sơ, văn bản, thư tín và thông điệp qua thư điện tử (email) hay điện thoại.

Nằm trong bộ sách Tăng hiệu quả làm việc cá nhân, cuốn Quản lý công việc văn phòng được thiết kế dành riêng cho:

- Những người phụ trách hoặc tham gia công việc hành chánh, văn phòng thuộc mọi loại hình tổ chức.

- Những ai quan tâm đến việc nâng cao hiệu quả của công việc trong văn phòng

- Chủ doanh nghiệp và nhà quản lý trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Với mục đích trang bị cho họ những công cụ và kiến thức quản lý văn phòng cơ bản.

Tuy nhiên, nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, sinh viên nghiên cứu lĩnh vực quản trị cũng có thể tham khảo cuốn sách này. Nó có thể giúp các bạn có cái nhìn tổng thể về các vấn đề quản lý.

Cuốn sách này sẽ hữu ích nếu bạn muốn trang bị những hiểu biết cơ bản về quản lý văn phòng, từ đó có thể đề ra các chiến lược quản lý hiệu quả trong công việc văn phòng của bạn.

Mục lục:

Giới thiệu cuốn sách

Cuốn sách này cần thiết cho ai?

Giới thiệu chung

Mục tiêu học tạp

Tôi sẽ tìm được gì từ cuốn sách

Phương pháp học

Hãy đặt mục tiêu học cho mình!

Phần A. Vai trò của văn phòng và việc hoạch định văn phòng

Dẫn nhập

Vai trò của văn phòng trong cơ quan, đơn vị hay công ty

Xác định khách hàng (đối tượng phục vụ) của văn phòng

Hoạch định công việc văn phòng

Tóm tắt

Suy ngẫm

Phần B. Quản lý cơ sở vật chất của văn phòng

Dẫn nhập

Tổ chức không gian làm việc

Quản lý khu vực tiếp tân

Quản trị cơ sở vật chất của văn phòng

Quản lý việc sử dụng nguồn cung ứng và dịch vụ bên ngoài

Tóm tắt

Suy ngẫm

Phần C. Quản lý thông tin

Dẫn nhập

Thông tin có giá trị

Quản lý thư tín

Hệ thống lưu trữ / quản lý hồ sơ, văn bản

Tiếp nhận và xử lý thông tin qua điện thoại

Tóm tắt

Suy ngẫm

Đánh giá kết quả

Bài kiểm tra nhanh

Bài tập tình huống

Tóm lược và suy ngẫm

Mời bạn đón đọc.